Huishoudelijk reglement

Vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 10 oktober 2016

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De stichting: Stichting Studiefonds Pecunia, gevestigd te Zwolle, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zwolle onder nummer 64110842;
• De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 14 september 2015 bij notaris Derk Timmerman te Zwolle;
• Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
• Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
• Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

• Dit beleidsplan wordt indien nodig jaarlijks geactualiseerd en herzien;
• Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht vanaf het moment waarop deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd;
• Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met)  een jaarplan en een jaarbegroting.

Het beleid ten aanzien van de door de stichting te ondersteunen studenten is separaat vastgelegd in het document "Toewijzingsbeleid".

 Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

 Het bestuur:

• Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
• Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
• Beslist in ad-hocsituaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
• Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen o/g. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
• Mag niet meer aan financiële ondersteuning toekennen dan er aan financiële middelen zijn;
• Handelt binnen de gestelde kaders zoals vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen, zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
• Bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen;
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat-bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn;
• Het bestuurslidmaatschap wordt aangegaan voor onbepaalde tijd;
• Elke 2 jaar worden de bestuursfuncties geëvalueerd in een bestuursvergadering;
• Bestuursleden komen niet in aanmerking voor ondersteuning door de Stichting;
• Bestuursleden zijn niet op enigerlei wijze gelieerd aan één van de aangesloten opleidingen. Mocht tijdens het bestuurslidmaatschap deze situatie ontstaan dan dient het betreffende bestuurslid terstond af te treden.

De voorzitterDe voorzitter

• Heeft de algemene leiding van de stichting;
• Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
• Overlegt met officiële instanties;
• Geeft leiding aan het bestuur;
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
• Leidt de bestuursvergaderingen;
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de bestuursvergadering;
• Coördineert en stuurt activiteiten;
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De vicevoorzitter

• Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
• Vertegenwoordigt de stichting in taalgebieden waar de  voorzitter de taal niet beheerst;
• Voert jaarlijks voorafgaand aan de bestuursvergadering een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij toerbeurt;
• Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar.   Adviseert de bestuursvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
• Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
• Is klokkenluider: houdt intern toezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen.      

De penningmeester

• Voert de financiële administratie;
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
• Stelt financiële overzichten op;
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet voldoet aan de wettelijke richtlijnen;
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen. Overtollige gelden mogen uitsluitend op een spaarrekening worden gestort; 

• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 100 euro;
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
• Onderhoudt contacten met donateurs en sponsoren.

De secretaris 

• Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

      -  De datum en plaats van de vergadering
      - De aanwezige en afwezige bestuursleden
      -  De verleende volmachten
      -  De genomen besluiten.

• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
• Archiveert alle relevante documenten;
• Beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de (potentiële) donateurs, sponsoren en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is;

• Beheert de website;
• Ziet er op toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
• Beheert de structuur van de website;
• Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
• Voert de eindredactie van teksten op de website;
• Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
• Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
• Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
• Beantwoordt de binnenkomende e-mail.

 Bestuursbesluiten

Het bestuur:

• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel dulden en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad-hoc-besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

 Vergaderingen

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. (Zie statuten 6.7).

Frequentie

• Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken;
• Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden;
• Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld, voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen;
• Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur;
• Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda

• Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen dulden;
• De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door;
• Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
• Vergaderpunten worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda. Op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist. 

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergaderingInbreng tijdens de vergadering

• Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;

• Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

 Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met alle belanghebbenden.

 Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Donaties en declaraties

• Grotere donaties, meerjarige schenkingen en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door een notaris;
• Donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
• Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren, indien de financiën van de stichting dit toelaten;
• Voor declaraties wordt een standaardformulier gehanteerd;
• Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

 Royement

• Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt;
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij drie vergaderingen achtereen heeft verzuimd.

 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.